Ce trebuie avut în vedere pentru organizarea petrecerilor corporate cu invitați de toate vârstele

În cazul evenimentelor corporate, cateringul este un element care nu poate să lipsească. Serviciile de catering contribuie la imaginea, statutul, reputația companiei. Pachetul de servicii catering te ajută să economisești bani, timp și efort. Catering-ul include tot necesarul pentru pregătirea evenimentului într-o manieră profesionistă – de la conceperea meniului și până la decorul sălii, amenajarea meselor și curățenia după plecarea invitaților. Așadar, este mult mai avantajos pentru bugetul personal să contactezi furnizorii de catering potriviți pentru un eveniment impecabil. 

Tot ce e esențial să știi despre pregătirea petrecerilor corporate

Însă, înainte de a opta pentru catering este recomandat să îți adresezi câteva întrebări referitoare la procesul de organizare. Acestea se referă la: data evenimentului, bugetul disponibil, numărul și profilul invitaților, locația potrivită și alegerea playlistului de muzică.  

  • Data evenimentului 

Înainte de a seta data la care se va organiza petrecerea trebuie avută în vedere activitatea firmei și volumul de task-uri în desfășurare, astfel încât petrecerea să nu încurce relația cu clienții. Data petrecerii nu trebuie să se intersecteze cu zilele libere acordate cu ocazia sărbătorilor naționale. Acest aspect ar putea influența numărul de persoane prezente la ocazie, dat fiind că în zilele libere, majoritatea aleg să plece în mini vacanță. De asemenea, petrecerea nu trebuie să se suprapună cu alte evenimente importante precum meciuri, concerte, competiții etc. Cea mai potrivită zi din săptămână ar fi vinerea sau joia. Zilele de weekend încurajează oamenii să își aleagă un mod personal de a-și petrece timpul liber. În plus, altfel te distrezi până târziu atunci când știi că mâine e sâmbătă și nu trebuie să te trezești devreme. 

  • Bugetul 

Ar fi ideal să concepi o listă de cheltuieli estimative ca să anticipezi excedentele bugetare. În plus, analizezi mai concret cheltuielile mai puțin importante și poți orienta bugetul în alte direcții. De exemplu, închiriezi obiecte de decor sau costumații în loc să le cumperi. Poți încheia parteneriate de tip barter pentru serviciile și produsele pe care le incluzi în organizarea evenimentului, precum: servicii de catering, foto-video, sunet, etc. Tulipr.ro este o platformă care te poate pune în legătură cu numeroși furnizori de servicii din toate domeniile. 

  • Invitații 

Numărul de invitați poate crește cheltuielile aferente organizării. Tocmai de aceea este bine să analizezi profilul acestora pentru a putea aprecia dacă: prezența lor este obligatorie la petrecere, pot veni cu partenerul/a sau dacă au mai fost invitați până în prezent la alte astfel de ocazii. După ce ai conceput lista cu persoanele participante pornind de la aceste întrebări, analizează media de vârstă, numărul de cupluri, numărul de femei comparativ cu numărul bărbaților. 

Media de vârstă este criteriul după care alegi playlistul. De la muzica modernă, comercială pentru persoanele sub 40 de ani și până la alegerea muzicii clasice sau lounge pentru persoanele cu vârsta mai înaintată. Dacă la eveniment vor fi majoritatea cupluri, atunci mergi pe genuri ca jazz, blues sau latino. 

  • Locația  

Cu siguranță vrei ca la petrecere să fie toată lumea mulțumită și să se simtă confortabil. După ce ai stabilit numărul de participanți, caută locația cu capacitatea maximă de care ai nevoie. Cea mai sigură variantă este găsirea unui spațiu cu decoruri simple, pe care le poți personaliza prin obiecte personale sau închiriate. Locațiile închiriate în afara orașului ar putea dezamăgi invitații, dat fiind că vor trebui să conducă, să nu consume alcool sau să cheltuie pe servicii de taxi. 

Locația evenimentului rămâne la libera alegere personală a fiecăruia. Acest criteriu nu influențează în nici un fel eficiența serviciilor de catering care pot deservi atât prezentări de 30 de persoane, cât și petreceri corporate de 300 de invitați. Pachetul serviciilor de catering asigură mobilierul și echipamentul necesare, adaptate în funcție de locația aleasă.  

  • Meniul  

Unul dintre marile avantaje care fac serviciile de catering atât de solicitate de către clienți constă în diversitatea meniului. Tipul de gustări și băuturi sunt selecționate individual, după formatul, durata evenimentului, numărul și categoria de invitați. De exemplu, dacă la prezentare vor participa persoane din altă țară, atunci meniul poate include preparate culinare tipice locului din care provin.

Alegerea mâncării și a băuturilor trebuie să se armonizeze cu tema petrecerii, tipologia invitaților și cu profilul locației. De exemplu, un bufet suedez nu e cea mai inspirată alegere pentru o medie de vârstă de 50 de ani și un playlist cu muzică jazz sau clasică. 

Orientează-te către preparate ușoare, fără grăsimi sau sosuri care ar putea să pice greu și să îi determine pe oameni să își dorească să plece cât mai repede să se odihnească. 

  • Decorul locației 

Muzica de la petrecere împreună cu decorul creat fac mai mult de 60% din atmosfera evenimentului. Elementele decorative au un impact pozitiv asupra invitaților și de aceea e importantă aranjarea spațiului în limita bugetului. Evident, stilul decorării trebuie să respecte tematica petrecerii. 

În concluzie, au apus vremurile în care cateringul se rezuma exclusiv la preparatele alimentare. Între timp, exigențele au crescut, iar experții în catering pun la punct întregul program de divertisment cu respectarea tematicii, tipologiei de client, a locației și nu în ultimul rând, a rigorilor alimentației sănătoase. 

Sursa foto: shutterstock.com

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.